Akcjonariat

REGULAMIN

UDZIAŁU W WALNYM ZGROMADZENIU SPÓŁKI

WIELKOPOLSKA GILDIA ROLNO-OGRODNICZA S.A. Z SIEDZIBĄ W POZNANIU

PRZY WYKORZYSTANIU ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ

 

Poznań, dnia 12 maja 2020 r.

§1

DEFINICJE

Pojęciom używanym w niniejszym dokumencie nadaje się następujące znaczenie:


§
2

POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb uczestniczenia w obradach Walnego Zgromadzenia Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
  2. Każdy Akcjonariusz ma prawo wziąć udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli zwołujący Walne Zgromadzenie przewidział w treści ogłoszenia o zwołaniu możliwość udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
  3. Udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje:
  1. Udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej następuje za pomocą dedykowanej w tym celu platformy informatycznej. Wykorzystywana platforma informatyczna umożliwia komunikację w czasie rzeczywistym, o której mowa w § 2 ust. 3 pkt 1 powyżej, za pomocą komunikatora tekstowego.


§3

OBSŁUGA INFORMATYCZNA WALNEGO ZGROMADZENIA

Spółka zapewnia obsługę informatyczną Walnego Zgromadzenia polegającą na:

  1. liczbę akcji, z których oddano ważne głosy,
  2. procentowy udział tych akcji w kapitale zakładowym,
  3. łączną liczbę ważnych głosów,
  4. liczbę głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się”,
  5. procentowy udział głosów “za”, “przeciw” i “wstrzymujących się”;


§4

ZGŁOSZENIE UDZIAŁU W WALNYM ZGROMADZENIU

  1. Do komunikacji Spółki z Akcjonariuszem lub jego Pełnomocnikiem, w szczególności w zakresie zgłoszenia woli uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, służy wyłącznie następujący adres poczty elektronicznej Spółki: zwza@wgrosa.pl.
  2. W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej Akcjonariusz uprawniony do udziału w Walnym Zgromadzeniu lub jego Pełnomocnik zobowiązany jest zgłosić Spółce taki zamiar drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej Spółki wskazany w ust. 1 powyżej w terminie wskazanym przez zwołującego Walne Zgromadzenie w treści ogłoszenia o jego zwołaniu oraz spełnić określone w załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu wymagania techniczne.
  3. Celem dokonania zgłoszenia, o którym mowa w ust. 2 powyżej, Akcjonariusz lub jego Pełnomocnik powinien przekazać Spółce:

 

§5

WERYFIKACJA ZGŁOSZEŃ

  1. Po przekazaniu Spółce zgłoszenia udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wraz z wymaganymi dokumentami Spółka dokona weryfikacji uprawnień danego Akcjonariusza do udziału w Walnym Zgromadzeniu oraz weryfikacji ważności i zakresu udzielonego Pełnomocnikowi pełnomocnictwa. W celu przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji Spółka ma prawo kontaktować się z Akcjonariuszem lub Pełnomocnikiem, wykorzystując w tym celu dane kontaktowe wskazane w załączniku nr 2 do niniejszego Regulaminu.
  2. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek braków w przekazanej dokumentacji albo niezgodności danych wskazanych przez Akcjonariusza lub Pełnomocnika ze stanem znanym Spółce, Spółka wystąpi do Akcjonariusza lub Pełnomocnika z żądaniem uzupełnienia braków lub usunięcia niezgodności w wyznaczonym terminie w drodze korespondencyjnej, mailowej lub telefonicznej – według uznania Spółki. W przypadku nieuzupełnienia braków lub nieusunięcia niezgodności w wyznaczonym terminie, Spółka odmówi Akcjonariuszowi lub Pełnomocnikowi, którego ów brak lub niezgodność dotyczy, udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, zawiadamiając o tym Akcjonariusza lub Pełnomocnika niezwłocznie drogą mailową, kierując zawiadomienie na adres e-mail wskazany w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

 

§6

REJESTRACJA DO PLATFORMY INFORMATYCZNEJ

  1. Po pozytywnej weryfikacji uprawnień Akcjonariusza i/lub ważności oraz zakresu udzielonego Pełnomocnikowi pełnomocnictwa, Spółka niezwłocznie prześle Akcjonariuszowi lub Pełnomocnikowi (na adres e-mail wskazany w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu) szczegółową instrukcję w przedmiocie sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wraz z loginem i hasłem startowym służącym do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy, co będzie jednocześnie stanowiło potwierdzenie uprawnienia Akcjonariusza i/lub Pełnomocnika do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Login i hasło startowe znajdować się będą w pliku zabezpieczonym hasłem. Hasło do pliku zostanie wysłane wiadomością SMS na numer telefonu wskazany w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
  2. Otrzymane od Spółki przez Akcjonariusza lub Pełnomocnika hasło startowe służy wyłącznie do pierwszego zarejestrowania się do platformy informatycznej. Dla zachowania zasad bezpieczeństwa i poufności w posługiwaniu się platformą informatyczną Akcjonariusz lub jego Pełnomocnik będzie zobowiązany do zmiany ww. hasła startowego na swoje własne w sposób opisany w instrukcji przesłanej wraz z loginem i hasłem startowym.
  3. W dniu i w godzinach wskazanych przez Spółkę w wiadomości mailowej, o której mowa w ust. 1 powyżej, Akcjonariusz i/lub Pełnomocnik będą mieć możliwość przetestowania poprawności funkcjonowania platformy informatycznej, jak również kompatybilności platformy informatycznej z używanym przez siebie sprzętem komputerowym, oprogramowaniem tego sprzętu oraz łączem internetowym, z których planują korzystać podczas obrad Walnego Zgromadzenia, a także możliwość zapoznania się z zasadami funkcjonowania platformy. W czasie przeprowadzanych testów Akcjonariusz i/lub jego Pełnomocnik będą mieli zapewnione odpowiednie wsparcie techniczne na wypadek wystąpienia jakichkolwiek problemów pod numerem telefonu udostępnionym wraz z instrukcją dotyczącą sposobu zalogowania się do platformy. Dostęp do testów będzie możliwy poprzez link dostępowy wysłany do Akcjonariusza lub Pełnomocnika na adres mailowy wskazany w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

 

§7

UDZIAŁ W WALNYM ZGROMADZENIU

  1. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów lub pytań dotyczących użycia lub działania platformy informatycznej w czasie trwania obrad Walnego Zgromadzenia Akcjonariusz lub jego Pełnomocnik będzie mógł skorzystać z telefonicznego wsparcia technicznego dostępnego na godzinę przed rozpoczęciem Walnego Zgromadzenia i działającego do chwili zakończenia obrad Walnego Zgromadzenia lub też zgłosić te problemy drogą elektroniczną na adres mailowy Spółki wskazany w § 4 ust. 1 niniejszego Regulaminu.
  2. Komunikacja z Walnym Zgromadzeniem, jak i ze Spółką za pośrednictwem sytemu umożliwiającego udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak również drogą elektroniczną poprzez adres e-mail Spółki wymieniony w § 4 ust. 1 niniejszego Regulaminu może być prowadzona wyłącznie w języku polskim.
  3. Akcjonariusz lub jego Pełnomocnik, który uczestniczy w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ma takie same uprawnienia do zabierania głosu, zgłaszania wniosków i projektów uchwał, głosowania i zgłaszania sprzeciwów do podjętych uchwał jak Akcjonariusz lub jego Pełnomocnik będący fizycznie obecny w miejscu odbywania Walnego Zgromadzenia.
  4. Akcjonariusza lub jego Pełnomocnika uczestniczącego w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obowiązują takie same zasady procedowania punktów porządku obrad Walnego Zgromadzenia jak Akcjonariuszy lub ich Pełnomocników będących fizycznie obecnych w miejscu odbywania Walnego Zgromadzenia.
  5. Wszelkie kwestie formalne, organizacyjne, techniczne, jak również sporne zaistniałe w trakcie trwania obrad Walnego Zgromadzenia i udziału w nim Akcjonariusza lub jego Pełnomocnika przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, związane z taką formą uczestniczenia w obradach, rozstrzyga Przewodniczący Walnego Zgromadzenia i jego decyzje w tym zakresie są wiążące.

 

§8

ZAKŁÓCENIA W PRZEBIEGU TRANSMISJI

  1. Akcjonariusze lub ich Pełnomocnicy korzystający z możliwości udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ponoszą wszelkie ryzyka z tym związane, w szczególności ryzyka wynikające z niemożności odbioru transmisji, niemożności realizowania komunikacji w czasie rzeczywistym lub niemożności wykonywania prawa głosu podczas obrad Walnego Zgromadzenia powstałe na skutek awarii lub zakłóceń transmisji w wykorzystywanych łączach.
  2. Wszelkie ryzyka związane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, komunikowania się z Walnym Zgromadzeniem oraz głosowania w trakcie jego obrad związane z niewłaściwym lub nieautoryzowanym udostępnieniem loginu lub hasła ponoszą wyłącznie Akcjonariusza lub jego Pełnomocnik. Spółka nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności.

 

§9

KWESTIE FORMALNE

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie będą miały zastosowanie zapisy Statutu Spółki oraz ogólnie obowiązujące przepisy prawa.

 

 

 

 

Załącznik nr 1 do Regulaminu udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki Wielkopolska Gildia Rolno-Ogrodnicza S.A. z siedzibą w Poznaniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

 

Wymagania techniczne platformy informatycznej dedykowanej do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

  1. W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej należy dysponować:
    • łączem do sieci publicznej Internet o przepustowości minimum 1 Mbps (stała przepustowość w czasie korzystania z platformy),
    • komputerem z możliwością odtwarzania dźwięku i odbioru obrazu pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Windows 10 lub macOS z zainstalowaną na nim jedną z przeglądarek IE, FireFox, Chrome lub Safari (wszystkie wymienione przeglądarki są darmowo udostępnione do pobrania w publicznej sieci Internet) oraz wtyczką Adobe Flash Player (do ewentualnego pobrania darmowo ze strony producenta tego oprogramowania). Dodatkowo musi być uruchomiona w danej przeglądarce obsługa JavaScript (są to ustawienia standardowe przeglądarek).
  1. Mniejsza przepustowość łącza internetowego oraz starsze wersje przeglądarek mogą powodować utrudnienia lub uniemożliwiać komunikację z salą obrad Walnego Zgromadzenia, opóźniać przekaz lub uniemożliwić oddanie głosów.

 

  1. W czasie korzystania z platformy sugerowane jest niekorzystanie przez użytkownika z innych aplikacji w sposób znacząco obciążający komputer i łącze komunikacyjne wykorzystywane przez platformę.

 

 

 

 

Załącznik nr 2 do Regulaminu udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki Wielkopolska Gildia Rolno-Ogrodnicza S.A. z siedzibą w Poznaniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

 

Oświadczenie o zamiarze uczestniczenia w obradach Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

 Ja, niżej podpisany(a) ___________________________________________________________,

będąc Akcjonariuszem/reprezentując Akcjonariusza* Spółki:

_____________________________________________________________________________,

niniejszym wyrażam wolę udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu spółki Wielkopolska Gildia Rolno-Ogrodnicza S.A. z siedzibą w Poznaniu zwołanym na dzień 19 czerwca 2020 r. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

 

/czytelny podpis/

 

W przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną:

Oświadczam, iż jako Akcjonariusz będę uczestniczył w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu w tej formie osobiście/przez pełnomocnika.*

 

/czytelny podpis/

 

W przypadku Akcjonariusza będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej:

Oświadczam, iż jestem uprawniony do reprezentacji Akcjonariusza, co potwierdzają przedłożone Spółce dokumenty oraz że będę uczestniczył w Walnym Zgromadzeniu w tej formie osobiście/przez pełnomocnika.*

 

/czytelny podpis/

 

Oświadczam, że będę uczestniczył w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki z liczbą akcji: _________  (słownie: ___________________________________________________________).

 

/czytelny podpis/

 

Akceptuję wszystkie ogłoszone i opublikowane przez Spółkę warunki i następstwa udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w szczególności udostępniony na stronie internetowej Spółki Regulamin udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki Wielkopolska Gildia Rolno-Ogrodnicza S.A. z siedzibą w Poznaniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

 

/czytelny podpis/

 

Dane Akcjonariusza/osoby reprezentującej Akcjonariusza* upoważnionego(ej) do udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej:

 

Imię i nazwisko: __________________________________________

Adres: __________________________________________________

________________________________________________________

PESEL: _________________________________________________

Nr dowodu osobistego/paszportu*: __________________________

Adres poczty elektronicznej: _______________________________

Nr telefonu: _____________________________________________

 

/czytelny podpis/

 

/miejscowość i data/

 

*niepotrzebne skreślić

 

Oświadczenie o zamiarze uczestniczenia w obradach Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Akcjonariat

Dematerializacja akcji

Szanowni Państwo, w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy – kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, pragniemy poinformować Państwa o nadchodzących zmianach w prawie związanych z planowaną obowiązkową dematerializacją akcji, która polegać będzie na pozbawieniu akcji formy dokumentu.

Powyższe oznacza, że od dnia 1 stycznia 2021 r. akcje Spółki będą miały wyłącznie formę elektroniczną (zostaną zapisane w elektronicznym rejestrze). Również status akcjonariusza w Spółce potwierdzać będzie wyłącznie wpis w rejestrze akcjonariuszy. Rejestr taki będzie prowadzony przez podmiot wybrany przez najbliższe Zwyczajne Walne Zgromadzenie, z którym następnie Zarząd Spółki zawrze umowę w tym przedmiocie.

Już z końcem 2019 r. Zarząd Spółki rozpocznie wdrażanie procedur mających na celu sprawne i skuteczne przeprowadzenie dematerializacji akcji w Spółce. Przed 1 stycznia 2021 r. konieczne będzie podjęcie następujących działań:

  1. podjęcie przez najbliższe Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki uchwały w przedmiocie wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy,
  2. zawarcie umowy z podmiotem wybranym do prowadzenia rejestru akcjonariuszy,
  3. wydanie Spółce przez Państwa jako akcjonariuszy dokumentów akcji i złożenie ich w siedzibie Spółki, do czego Spółka wezwie akcjonariuszy w treści odrębnych ogłoszeń zamieszczanych w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz poprzez zamieszczenie osobnej informacji na stronie internetowej Spółki w miejscu wydzielonym na komunikację z akcjonariuszami (pierwsze wezwanie ukaże się w terminie do dnia 30 czerwca 2020r.),
  4. uzyskanie wpisu przez każdego z Państwa w rejestrze akcjonariuszy, co nastąpić może zarówno na wniosek Spółki, jak i każdego z Państwa złożony podmiotowi wybranemu do prowadzenia rejestru akcjonariuszy.

Chcąc usprawnić i przyspieszyć współpracę z podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy oraz zapewnić skuteczne przeniesienie danych akcjonariuszy do rejestru, zwracamy się do Państwa z prośbą o niezwłoczne przekazanie Spółce aktualnych Państwa danych obejmujących:

  1. nazwisko i imię albo firmę (nazwę) akcjonariusza,
  2. adres zamieszkania albo siedziby albo inny adres do doręczeń,
  3. adres poczty elektronicznej, jeżeli wyrażają Państwo zgodę na komunikację w stosunkach ze Spółką i podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy przy wykorzystaniu poczty elektronicznej.

W razie jakichkolwiek pytań, bądź wątpliwości, zachęcamy do kontaktu z Sekretariatem Spółki.