Walne Zgromadzenie

REGULAMIN

UDZIAŁU W WALNYM ZGROMADZENIU SPÓŁKI

WIELKOPOLSKA GILDIA ROLNO-OGRODNICZA S.A. Z SIEDZIBĄ W POZNANIU

PRZY WYKORZYSTANIU ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ

§1

DEFINICJE

Pojęciom używanym w niniejszym dokumencie nadaje się następujące znaczenie:

• Regulamin – niniejszy regulamin udziału w walnym zgromadzeniu spółki Wielkopolska Gildia Rolno-Ogrodnicza S.A. z siedzibą w Poznaniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej;
• Spółka lub WGRO S.A. – spółka pod firmą Wielkopolska Gildia Rolno-Ogrodnicza S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Franowo 1, 61-302 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000104717, której akta są przechowywane przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 7820006169, REGON: 004824471;
• Akcjonariusz – każdy akcjonariusz WGRO S.A., który bierze udział w walnym zgromadzeniu Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej;
• Pełnomocnik – pełnomocnik Akcjonariusza;
• Walne Zgromadzenie – Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki lub Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki;
• Skan dokumentu potwierdzającego tożsamość – kopia lub odwzorowanie dokumentu tożsamości o wielkości mniejszej niż 75% albo większej niż 120% oryginału dokumentu.

§2

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb uczestniczenia w obradach Walnego Zgromadzenia Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
2. Każdy Akcjonariusz ma prawo wziąć udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli zwołujący Walne Zgromadzenie przewidział w treści ogłoszenia o zwołaniu możliwość udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
3. Udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje:

• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu, w ramach której wszyscy uczestniczący będą mogli wypowiadać się w toku obrad Walnego Zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad Walnego Zgromadzenia,
• wykonywanie przez Akcjonariusza osobiście lub wykonywanie przez Pełnomocnika prawa głosu,
• transmisję obrad Walnego Zgromadzenia do Akcjonariusza lub jego Pełnomocnika w czasie rzeczywistym.

4. Udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej następuje za pomocą dedykowanej w tym celu platformy informatycznej. Wykorzystywana platforma informatyczna umożliwia komunikację w czasie rzeczywistym, o której mowa w § 2 ust. 3 pkt 1 powyżej, za pomocą komunikatora tekstowego.

§3

OBSŁUGA INFORMATYCZNA WALNEGO ZGROMADZENIA

Spółka zapewnia obsługę informatyczną Walnego Zgromadzenia polegającą na:

• rejestracji uprawnionych do głosowania uczestników Zgromadzenia w systemie elektronicznego liczenia głosów;
• bieżącej kontroli stanu obecności uczestników zgromadzenia i ilości głosów;
• automatycznym obliczaniu wyników głosowań (jawnych, tajnych, imiennych) ze sporządzeniem protokołów zawierających:

1. liczbę akcji, z których oddano ważne głosy,
2. procentowy udział tych akcji w kapitale zakładowym,
3. łączną liczbę ważnych głosów,
4. liczbę głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się”,
5. procentowy udział głosów “za”, “przeciw” i “wstrzymujących się”;

• wydrukach z głosowań jawnych;
• wydrukach szczegółowych z głosowań jawnych;
• wydrukach wyników głosowań tajnych;
• obsłudze głosowań specjalnych w szczególności sporządzenia – w przypadku takiej konieczności – imiennej listy akcjonariuszy biorących udział w głosowaniu na Walnym Zgromadzeniu;
• doradztwie organizacyjno-prawnym;
• rejestracji przebiegu Walnego Zgromadzenia.

§4

ZGŁOSZENIE UDZIAŁU W WALNYM ZGROMADZENIU

1. Do komunikacji Spółki z Akcjonariuszem lub jego Pełnomocnikiem, w szczególności w zakresie zgłoszenia woli uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, służy wyłącznie następujący adres poczty elektronicznej Spółki: zwza@wgrosa.pl.
2. W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej Akcjonariusz uprawniony do udziału w Walnym Zgromadzeniu lub jego Pełnomocnik zobowiązany jest zgłosić Spółce taki zamiar drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej Spółki wskazany w ust. 1 powyżej w terminie wskazanym przez zwołującego Walne Zgromadzenie w treści ogłoszenia o jego zwołaniu oraz spełnić określone w załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu wymagania techniczne.
3. Celem dokonania zgłoszenia, o którym mowa w ust. 2 powyżej, Akcjonariusz lub jego Pełnomocnik powinien przekazać Spółce:

• wypełnione i podpisane przez Akcjonariusza oświadczenie (zeskanowane do formatu PDF) o zamiarze uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej sporządzone zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 2 do niniejszego Regulaminu;
• Skan dokumentu potwierdzającego tożsamość Akcjonariusza w zakresie, w którym umożliwi on identyfikację Akcjonariusza, ze wskazaniem serii i numeru dowodu osobistego lub paszportu oraz numeru PESEL. W przypadku, gdy Akcjonariusz jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, należy przekazać Spółce skan odpisu z właściwego rejestru lub skan innego dokumentu potwierdzającego umocowanie osób działających w imieniu Akcjonariusza. W przypadku, gdy którykolwiek z wymienionych dokumentów sporządzony jest w języku innym niż język polski wymagane jest załączenie jego tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego;
• w przypadku ustanowienia przez Akcjonariusza do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej Pełnomocnika – również skan dokumentu pełnomocnictwa oraz Skan dokumentu potwierdzającego tożsamość Pełnomocnika w zakresie, w którym umożliwi on identyfikację Pełnomocnika, ze wskazaniem serii i numeru dowodu osobistego lub paszportu oraz numeru PESEL.

§5

WERYFIKACJA ZGŁOSZEŃ

1. Po przekazaniu Spółce zgłoszenia udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wraz z wymaganymi dokumentami Spółka dokona weryfikacji uprawnień danego Akcjonariusza do udziału w Walnym Zgromadzeniu oraz weryfikacji ważności i zakresu udzielonego Pełnomocnikowi pełnomocnictwa. W celu przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji Spółka ma prawo kontaktować się z Akcjonariuszem lub Pełnomocnikiem, wykorzystując w tym celu dane kontaktowe wskazane w załączniku nr 2 do niniejszego Regulaminu.
2. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek braków w przekazanej dokumentacji albo niezgodności danych wskazanych przez Akcjonariusza lub Pełnomocnika ze stanem znanym Spółce, Spółka wystąpi do Akcjonariusza lub Pełnomocnika z żądaniem uzupełnienia braków lub usunięcia niezgodności w wyznaczonym terminie w drodze korespondencyjnej, mailowej lub telefonicznej – według uznania Spółki. W przypadku nieuzupełnienia braków lub nieusunięcia niezgodności w wyznaczonym terminie, Spółka odmówi Akcjonariuszowi lub Pełnomocnikowi, którego ów brak lub niezgodność dotyczy, udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, zawiadamiając o tym Akcjonariusza lub Pełnomocnika niezwłocznie drogą mailową, kierując zawiadomienie na adres e-mail wskazany w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§6

REJESTRACJA DO PLATFORMY INFORMATYCZNEJ

1. Po pozytywnej weryfikacji uprawnień Akcjonariusza i/lub ważności oraz zakresu udzielonego Pełnomocnikowi pełnomocnictwa, Spółka niezwłocznie prześle Akcjonariuszowi lub Pełnomocnikowi (na adres e-mail wskazany w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu) szczegółową instrukcję w przedmiocie sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wraz z loginem i hasłem startowym służącym do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy, co będzie jednocześnie stanowiło potwierdzenie uprawnienia Akcjonariusza i/lub Pełnomocnika do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Login i hasło startowe znajdować się będą w pliku zabezpieczonym hasłem. Hasło do pliku zostanie wysłane wiadomością SMS na numer telefonu wskazany w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
2. Otrzymane od Spółki przez Akcjonariusza lub Pełnomocnika hasło startowe służy wyłącznie do pierwszego zarejestrowania się do platformy informatycznej. Dla zachowania zasad bezpieczeństwa i poufności w posługiwaniu się platformą informatyczną Akcjonariusz lub jego Pełnomocnik będzie zobowiązany do zmiany ww. hasła startowego na swoje własne w sposób opisany w instrukcji przesłanej wraz z loginem i hasłem startowym.
3. W dniu i w godzinach wskazanych przez Spółkę w wiadomości mailowej, o której mowa w ust. 1 powyżej, Akcjonariusz i/lub Pełnomocnik będą mieć możliwość przetestowania poprawności funkcjonowania platformy informatycznej, jak również kompatybilności platformy informatycznej z używanym przez siebie sprzętem komputerowym, oprogramowaniem tego sprzętu oraz łączem internetowym, z których planują korzystać podczas obrad Walnego Zgromadzenia, a także możliwość zapoznania się z zasadami funkcjonowania platformy. W czasie przeprowadzanych testów Akcjonariusz i/lub jego Pełnomocnik będą mieli zapewnione odpowiednie wsparcie techniczne na wypadek wystąpienia jakichkolwiek problemów pod numerem telefonu udostępnionym wraz z instrukcją dotyczącą sposobu zalogowania się do platformy. Dostęp do testów będzie możliwy poprzez link dostępowy wysłany do Akcjonariusza lub Pełnomocnika na adres mailowy wskazany w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§7

UDZIAŁ W WALNYM ZGROMADZENIU

1. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów lub pytań dotyczących użycia lub działania platformy informatycznej w czasie trwania obrad Walnego Zgromadzenia Akcjonariusz lub jego Pełnomocnik będzie mógł skorzystać z telefonicznego wsparcia technicznego dostępnego na godzinę przed rozpoczęciem Walnego Zgromadzenia i działającego do chwili zakończenia obrad Walnego Zgromadzenia lub też zgłosić te problemy drogą elektroniczną na adres mailowy Spółki wskazany w § 4 ust. 1 niniejszego Regulaminu.
2. Komunikacja z Walnym Zgromadzeniem, jak i ze Spółką za pośrednictwem sytemu umożliwiającego udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak również drogą elektroniczną poprzez adres e-mail Spółki wymieniony w § 4 ust. 1 niniejszego Regulaminu może być prowadzona wyłącznie w języku polskim.
3. Akcjonariusz lub jego Pełnomocnik, który uczestniczy w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ma takie same uprawnienia do zabierania głosu, zgłaszania wniosków i projektów uchwał, głosowania i zgłaszania sprzeciwów do podjętych uchwał jak Akcjonariusz lub jego Pełnomocnik będący fizycznie obecny w miejscu odbywania Walnego Zgromadzenia.
4. Akcjonariusza lub jego Pełnomocnika uczestniczącego w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obowiązują takie same zasady procedowania punktów porządku obrad Walnego Zgromadzenia jak Akcjonariuszy lub ich Pełnomocników będących fizycznie obecnych w miejscu odbywania Walnego Zgromadzenia.
5. Wszelkie kwestie formalne, organizacyjne, techniczne, jak również sporne zaistniałe w trakcie trwania obrad Walnego Zgromadzenia i udziału w nim Akcjonariusza lub jego Pełnomocnika przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, związane z taką formą uczestniczenia w obradach, rozstrzyga Przewodniczący Walnego Zgromadzenia i jego decyzje w tym zakresie są wiążące.

§8

ZAKŁÓCENIA W PRZEBIEGU TRANSMISJI

1. Akcjonariusze lub ich Pełnomocnicy korzystający z możliwości udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ponoszą wszelkie ryzyka z tym związane, w szczególności ryzyka wynikające z niemożności odbioru transmisji, niemożności realizowania komunikacji w czasie rzeczywistym lub niemożności wykonywania prawa głosu podczas obrad Walnego Zgromadzenia powstałe na skutek awarii lub zakłóceń transmisji w wykorzystywanych łączach.
2. Wszelkie ryzyka związane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, komunikowania się z Walnym Zgromadzeniem oraz głosowania w trakcie jego obrad związane z niewłaściwym lub nieautoryzowanym udostępnieniem loginu lub hasła ponoszą wyłącznie Akcjonariusza lub jego Pełnomocnik. Spółka nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności.

§9

KWESTIE FORMALNE

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie będą miały zastosowanie zapisy Statutu Spółki oraz ogólnie obowiązujące przepisy prawa.

Załącznik nr 1 do Regulaminu udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki Wielkopolska Gildia Rolno-Ogrodnicza S.A. z siedzibą w Poznaniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Wymagania techniczne platformy informatycznej dedykowanej do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

1. 1. W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej należy dysponować:
      • łączem do sieci publicznej Internet o przepustowości minimum 4 Mbps (stała przepustowość w czasie korzystania z platformy),
      • komputerem z możliwością odtwarzania dźwięku i odbioru obrazu pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Windows 10 z zainstalowaną na nim jedną z przeglądarek FireFox, Chrome, Safari lub Edge zaktualizowane do najnowszej wersji (wszystkie wymienione przeglądarki są darmowo udostępnione do pobrania w publicznej sieci Internet). Nie zalecane jest używanie przeglądarki Internet Explorer.
   2. Mniejsza przepustowość łącza internetowego oraz starsze wersje przeglądarek mogą powodować utrudnienia lub uniemożliwiać komunikację z salą obrad Walnego Zgromadzenia, opóźniać przekaz lub uniemożliwić oddanie głosów.
   3. W czasie korzystania z platformy sugerowane jest niekorzystanie przez użytkownika z innych aplikacji w sposób znacząco obciążający komputer i łącze komunikacyjne wykorzystywane przez platformę.
   4. Zalecane jest korzystanie z platformy w trybie “pełnoekranowym”.

Załącznik nr 2 do Regulaminu udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki Wielkopolska Gildia Rolno-Ogrodnicza S.A. z siedzibą w Poznaniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Oświadczenie o zamiarze uczestniczenia w obradach Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

 Ja, niżej podpisany(a) ___________________________________________________________,

będąc Akcjonariuszem/reprezentując Akcjonariusza* Spółki:

_____________________________________________________________________________,

niniejszym wyrażam wolę udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu spółki Wielkopolska Gildia Rolno-Ogrodnicza S.A. z siedzibą w Poznaniu zwołanym na dzień 25 czerwca 2021 r. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

/czytelny podpis/

W przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną:

Oświadczam, iż jako Akcjonariusz będę uczestniczył w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu w tej formie osobiście/przez pełnomocnika.*

/czytelny podpis/

W przypadku Akcjonariusza będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej:

Oświadczam, iż jestem uprawniony do reprezentacji Akcjonariusza, co potwierdzają przedłożone Spółce dokumenty oraz że będę uczestniczył w Walnym Zgromadzeniu w tej formie osobiście/przez pełnomocnika.*

/czytelny podpis/

Oświadczam, że będę uczestniczył w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki z liczbą akcji: _________  (słownie: ___________________________________________________________).

/czytelny podpis/

Akceptuję wszystkie ogłoszone i opublikowane przez Spółkę warunki i następstwa udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w szczególności udostępniony na stronie internetowej Spółki Regulamin udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki Wielkopolska Gildia Rolno-Ogrodnicza S.A. z siedzibą w Poznaniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

/czytelny podpis/

Dane Akcjonariusza/osoby reprezentującej Akcjonariusza* upoważnionego(ej) do udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej:

Imię i nazwisko: __________________________________________

Adres: __________________________________________________

________________________________________________________

PESEL: _________________________________________________

Nr dowodu osobistego/paszportu*: __________________________

Adres poczty elektronicznej: _______________________________

Nr telefonu: _____________________________________________

/czytelny podpis/

/miejscowość i data/

*niepotrzebne skreślić